Offres d'emploi

Adjoint (e) à la direction

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Poste à temps complet
35 heures/semaine (8h30-16h30)

Issue du regroupement de plusieurs entreprises en transport préhospitalier de la région de l’Outaouais depuis 1989, la Coopérative des paramédics de l’Outaouais répond à plus de 45,000 appels par année, dont 28,000 donnent lieu à un transport, le tout appuyée par une flotte de 33 véhicules et plus de 250 membres, paramédics, professionnels et personnels de bureau. La Coopérative est une organisation dynamique qui a le souci du bien-être de sa main-d’oeuvre et de la qualité des services rendus à la population de l’Outaouais.

Relevant du Directeur général, l’adjoint de direction offre de l’appui administratif et clérical à la Direction générale, à l’équipe de gestionnaires ainsi qu’au Conseil d’administration, selon les besoins. Plus particulièrement, le titulaire du poste coordonne de manière quotidienne, et avec efficacité, les appels téléphoniques, la gestion des rendez-vous, la correspondance et la gestion du système de classement papier et électronique de la Direction générale. Par ailleurs, il participe activement à l’intégration des nouveaux membres de la Coopérative par la coordination d’information des dossiers. De plus, le titulaire du poste est appelé à coordonner le calendrier de réservation des salles de rencontre. Enfin, l’adjoint de direction agit à titre de relève à l’accueil de la Coopérative, selon un horaire précis, en l’absence d’un ou des commis réguliers.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Appui au Directeur général, à l’équipe de gestion et au Président du Conseil d’administration

1. Coordonne l’agenda du Directeur général.
2. Organise des rencontres pour le Directeur général, incluant les rencontres individuelles avec les membres ainsi qu’avec des clients et partenaires.
3. Organise les réservations et les voyages tels que le transport et l’hébergement.
4. Effectue les recherches nécessaires afin de rassembler les informations pertinentes aux dossiers assignés.
5. Consigne des notes lors de réunions de gestion, de rencontres administratives, rédige et révise les procès-verbaux; est également appelé à réviser et à corriger l’ensemble des documents produits par le Directeur général et l’équipe des gestionnaires, selon les besoins.
6. Prend les appels et messages téléphoniques du Directeur général, en son absence et lorsque nécessaire.
7. Selon le besoin du Directeur général, fait parvenir des messages via intranet, courriels, des lettres et des télécopies; procède aux envois postaux ordinaires et par messagerie.
8. Photocopie, assemble et distribue des documents selon les besoins du Directeur général, l’équipe des gestionnaires ainsi que le Conseil d’administration.
9. Coordonne la circulation de l’information et de la documentation, en fonction des besoins du Directeur général, des gestionnaires et des membres du Conseil d’administration, pour prise de décision; est appelé à effectuer les suivis appropriés et le classement des dossiers.
10. Formate et reproduit, selon les besoins, divers documents à l’aide de différents logiciels de traitement de texte.
11. Commande les médailles et barrettes du Gouverneur général.
Correspondance
12. Rédige des lettres et produit des rapports et autres documents; peut être appelé à recevoir des consignes quant au contenu de lettres à rédiger.
13. Procède à l’envoi de la correspondance du Directeur général.

Appui aux équipes de la Coopérative

1. Conçoit divers formulaires et procède à la mise à jour de différentes listes, selon les besoins et la demande.

Toutes autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la Direction générale.


EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

1. Diplôme d’études collégiales ou attestation en bureautique ou en administration.
2. Trois ans d’expérience à titre de secrétaire ou adjoint auprès de cadres supérieurs.
3. Excellente habileté en rédaction et prise de notes.
4. D’excellentes capacités de communication orale et écrite en français ainsi que de bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais.
5. Utilisation des appareils usuels de bureau ainsi que la Suite Microsoft, l’internet et le courriel.

COMPÉTENCES

1. Capacité d’adaptation aux changements constants.
2. Faire preuve d’autonomie et démontrer le sens de l’initiative.
3. Faire preuve d’une grande discrétion.
4. Posséder d’excellentes habiletés de communication interpersonnelle (approche).
5. Résistance au stress.
6. Savoir communiquer efficacement l’information aux différentes instances.
7. Savoir établir les priorités du travail malgré les fréquentes interruptions.
8. Souci du détail.

INSCRIPTION : Les personnes intéressées à cette fonction doivent faire parvenir leur curriculum vitae par courriel à recrutement@paramedic.coop au plus tard le 16 août 2019 à 16h en indiquant le numéro de concours CPO-ADM-02.

https://www.facebook.com/CoopParamedic/posts/2491728980885583?__tn__=K-R

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